Il est l’heure du départ en vacances ! Pour ne pas trop stresser pendant cette pause tant attendue, il est préférable de bien s’organiser afin de partir l’esprit tranquille. Voici quelques conseils pour bien préparer son départ en vacances.
Ne pas laisser trop de travail derrière soi
Dans la mesure du possible, essayez de terminer tous les dossiers en cours pour laisser le moins de suspens derrière vous. Au niveau des délais, vous pouvez vous organiser à l’avance pour obtenir les informations désirées ou les documents manquants pour l’aboutissement de votre projet.
Si cela n’est pas possible, il est important d’informer un collègue des dossiers en cours afin que ceux-ci puissent être traités pendant votre absence. Si votre collègue ne peut pas les traiter par manque de formation ou de connaissance, il peut au moins prendre les informations et vous les transmettre dès votre retour.
Il est important de déléguer les tâches en cours à vos collègues, vous ne pouvez pas tout traiter avant votre absence.
Pour faire au mieux, vous pouvez lister tous les dossiers en cours de traitement dans un tableau en précisant le statut, la suite à donner ainsi que les correspondances importantes.
De plus, vous aurez normalement déconnecté à votre retour de vacances. Ce tableau vous servira également de repère pour reprendre en douceur !
Déléguer les tâches à une personne en binôme
Selon la taille de l’entreprise, il est intéressant de pouvoir travailler le long de l’année en binôme. En effet, lorsqu’il est l’heure de partir en vacances, vous n’avez pas à expliquer tous vos dossiers en cours à un collègue qui ne maîtrise pas les tâches que vous accomplissez. Mieux, le binôme peut traiter les dossiers en cours de la même manière que si vous étiez présent donc votre retour en est facilité.
L’avantage du binôme est qu’il possède ses propres dossiers mais il peut également gérer vos dossiers sans pour autant avoir l’impression de faire 2 journées en 1 et d’être submergé.
Si vous ne possédez pas de binôme, vous pouvez déléguer vos dossiers à un collègue de confiance. En effet, certains projets ne peuvent pas attendre votre retour de vacances et il serait dommageable que tout s’arrête pendant votre absence.
D’une part, le client en serait lésé et sa prise en charge ne serait pas optimale. D’autre part, vous risquez d’y penser pendant vos vacances et celles-ci ne vous permettraient pas de vous déconnecter convenablement.
Prévenir ses collègues et toutes les personnes de contact
Il est important de communiquer les dates de vos vacances aux personnes avec qui vous traitez vos dossiers. Vos collègues, les clients, les fournisseurs, toutes les personnes susceptibles de vous contacter.
Ainsi, vos interlocuteurs peuvent anticiper votre départ et vos dossiers sont ainsi traités le plus complètement possible. En effet, le client qui a besoin d’une prestation fait en sorte de pouvoir obtenir le nécessaire. Ainsi il ne s’organise pas au dernier moment de peur de ne pas obtenir ce dont il a besoin.
De plus, votre boîte mail n’est pas surchargée de messages de vos interlocuteurs qui vous réclament des rendez-vous ou des documents nécessaires à l’avancement de votre dossier en cours.
Mettre un message d’absence
Indispensable pour ne pas être submergé par les relances des personnes qui n’ont pas obtenu de réponse.
Le contenu du message doit être court et bien construit en comportant les éléments suivants :
- vos dates d’absence et votre date de retour
- une personne de contact en cas d’urgence (votre binôme ou votre collègue de confiance).
N’oubliez pas de bien le relire avant de l’activer afin d’éviter les mauvaises dates et reprendre celles des précédentes vacances. Et n’oubliez pas de le désactiver dès votre retour si vous n’avez pas paramétré de date de fin d’activation.
Déconnecter
Pour cela, commencer par ranger votre bureau avant votre départ. Ainsi, vous ne conservez pas cette image de débordement de dossiers que vous devrez traiter à votre retour.
Si vous le pouvez, couper complètement avec le travail. Pas de téléphone, pas de mail et aucun contact avec vos collègues sauf pour envoyer vos photos !
Concentrez-vous sur la détente et le bien-être que peut vous procurer ces vacances et qui sont, certainement, méritées ! Préparer ses vacances c’est faire une check list avant de partir et penser à la crème solaire !
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09/07/2020 -