La crise sanitaire a mis en lumière l’importance des outils. La e-signature en particulier, est en plein essor. Les fonctions commerciales, le marketing, les ressources humaines, la finance, le juridique, les achats… s’en sont emparé. Focus sur les avantages de la signature électronique
Pandémie oblige, la signature électronique, ou « e-signature », s’est imposée comme l’outil de digitalisation indispensable pour la poursuite de l’activité, avec le télétravail et la visioconférence.
« Avec la distance et le confinement, nous n’avions pas d’autre solution. Sans la signature électronique, cela aurait été un enfer », témoigne Philippe Guermeur, dirigeant associé de l’entreprise d’expertise-comptable 3 G-Gadras et président du groupement France Défi.
Un outil qu’il avait initié au sein de son cabinet, sous l’impulsion de France Défi, il y a deux ans. « Pour des lettres de mission et quelques actes juridiques, c’étaient encore les balbutiements », note le professionnel.
La signature électronique : un outil pratique, peu utilisé avant la crise
Un sondage OpinionWay pour Oodrive, spécialiste de la gestion de données sensibles, réalisé en février 2020 – donc avant la crise –, avait montré un recours encore faible à l’e-signature. 87% des cadres doivent signer plusieurs fois par semaine un document, mais 55% des entreprises françaises interrogées¹ , seulement, utilisaient cette technologie.
Depuis, la crise du Covid-19 est passée par là… Oodrive revendique un triplement des souscriptions au cours des mois de mars et avril.
« Aujourd’hui, nous avons généralisé la signature électronique à tous les documents. En interne comme en externe, avec les fournisseurs par exemple », souligne Philippe Guermeur. Seuls « quelques clients demandent encore le papier », remarque-t-il. L’essayer, c’est l’adopter ? « Il faut avoir vécu l’expérience pour se rendre compte de la facilité d’usage et de sa commodité », se félicite l’expert-comptable.
Un gain de temps précieux qui accroît la compétitivité
Simplicité d’utilisation, économies de papier et de frais de port, archivage des documents grâce à la gestion électronique des données… les avantages de la signature électronique sont nombreux.
Le plus gros bénéfice reste la rapidité du process. Plusieurs signataires peuvent être localisés à différents endroits, l’exécution est immédiate. Les clients apprécient le gain de temps.
Philippe Guermeur cite l’exemple d’un client en déplacement au Brésil :
« Il avait à signer un marché public rapidement. Sa responsable qualité connaissait cette méthode, elle nous a sollicités. On lui a envoyé un lien. C’était bouclé dans la journée. »
Un avantage technologique synonyme de compétitivité, à l’heure de la transition numérique.
La signature électronique : l’outil de demain ?
Différentes possibilités existent, avec des niveaux de sécurité qui vont du plus simple au plus avancé.
Pour qu’elle ait une valeur légale, la signature électronique doit être délivrée par un tiers de confiance. Ce dernier possède l’accréditation eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services). En outre, elle dispose de la même valeur juridique que la signature manuscrite.
Au sein de son cabinet, le président de France Défi a opté pour une solution « souple et pratique». Ses clients passent par :
- un code SMS
- un code mail
- une signature tactile sur mobile
- ou par l’intermédiaire d’une tablette, à l’aide d’un signet.
Côté opérationnel, « cela nécessite un travail en amont, pour bien intégrer le process dans la sortie des documents. Il faut communiquer avec ses collaborateurs. C’est une question avant tout méthodologique », estime l’expert-comptable. Alors, la signature électronique est-elle l’outil de demain ? Philippe Guermeur le pense :
« Depuis l’apparition du mail, qui parle encore du courrier ? À nous, professionnels du chiffre et du droit, d’accompagner cette évolution. »
26/08/2020 -